Программа Microsoft Excel

Microsoft Excel – программа, предназначенная для создания электронных таблиц в операционной
среде Windows. Используя возможности этой программы можно осуществлять математические
и научные вычисления, создавать и впоследствии корректировать различные финансовые документы,
производить анализ и расчёты, выводить результаты вычислений в виде диаграмм.

Для запуска Ms Excel нужно щёлкнуть по пиктограмме с изображением буквы Х на рабочем столе
или войти в меню Пуск → Программы → Microsoft Excel.

После запуска программы на экране появиться незаполненное рабочее окно, верхняя строка
которого отображает имя программы и открытого файла. Ниже этой строки размещены Строка меню,
панели инструментов (обычно Стандартная и Форматирование) и Строка формул (в которой
отображается содержимое активной, т.е. выделенной ячейки).

Для того чтобы вывести на экран или удалить какую-либо панель инструментов, используется
меню Вид → Панели инструментов.

В Ms Excel файл называется рабочей книгой. Книга состоит из рабочих листов. Рабочий лист
представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы именуются латинскими
буквами, а строки – цифрами. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки
и имени столбца. Например, если ячейка находится в столбце B и строке 5, то она имеет адрес B5.

Выделение элементов таблицы.

Прежде чем выполнить с ячейкой какое-либо действие (ввести данные, отредактировать или
отформатировать данные в ячейке и т.д.), её надо активизировать, т.е. выделить. Для этого нужно поместить
указатель мыши в нужную ячейку и щёлкнуть левой кнопкой мыши или переместиться к нужной ячейке,
используя клавиши со стрелками (ячейка выделится толстой рамкой, а её адрес появиться в левой части
строки формул).

Иногда возникает необходимость выполнить какое-либо действие не с одной ячейкой, а с целым
интервалом ячеек (например, скопировать или переместить).

Для выделения смежного интервала ячеек (ячейки касаются друг друга сторонами) нужно:

с помощью мыши

с помощью клавиатуры

· нажать левую кнопку мыши на первой ячейке интервала и протянуть курсор до последней ячейки интервала

· выделить первую ячейку интервала;

· нажать клавишу Shift и, не отпуская её, распространить выделение на нужные ячейки клавишами со стрелками.

· щелкнуть левой кнопкой мыши на первой ячейке интервала;

· нажать клавишу Shift и, не отпуская её, щёлкнуть мышью на последней ячейке интервала.

Для выделения несмежного интервала ячеек (ячейки расположены на листе вразброс, не касаясь друг
друга сторонами) нужно:

· выделить первую ячейку интервала;

· нажать клавишу Ctrl и, не отпуская её, щёлкать мышью по всем нужным ячейкам.

Для того чтобы выделить строку/столбец нужно щелкнуть мышью по заголовку строки/столбца
или выделить ячейку в строке/столбце и нажать клавиши Shift+Пробел / Ctrl+Пробел.

Для того, чтобы выделить все ячейки на листе, надо щёлкнуть мышью на прямоугольнике
пересечения полос заголовков строк и столбцов в верхнем левом углу рабочего листа или нажать
клавиши Ctrl+A.

Открытие, закрытие и сохранение рабочей книги.

Рабочие книги хранятся в компьютере в виде файлов. Для того, чтобы открыть ранее созданный файл,
нужно выбрать меню Файл → Открыть → в раскрывающемся списке Папка выбрать папку, в которой
хранится файл → выбрать имя нужного файла → Открыть.

Для сохранения рабочей книги нужно выбрать меню Файл → Сохранить как... → в раскрывающемся
списке Папка выбрать папку, в которой будет храниться файл → ввести имя файла → Сохранить.

Для того, чтобы закрыть окно книги, работа с которой уже завершена, нужно щелкнуть мышью по
кнопке с крестиком в верхнем правом углу окна или в меню Файл выбрать команду Закрыть.

Для выхода из программы Ms Excel нужно щелкнуть мышью по кнопке с крестиком в верхнем
правом углу экрана или в меню Файл выбрать команду Выход.

Редактирование листа рабочей книги

Программа Ms Excel позволяет легко вставлять, удалять и очищать ячейки, строки и столбцы. При
вставке ячеек уже существующие ячейки сдвигаются, чтобы дать место новым ячейкам. При удалении
ячеек окружающие ячейки сдвигаются, чтобы заполнить пространство. При очистке ячеек их содержимое
удаляется.

Для вставки пустых ячеек, строк и столбцов нужно:

· Выделить столько ячеек, строк и столбцов, сколько пустых ячеек, строк и столбцов нужно вставить.

· Выбрать в меню Вставка команду Ячейки, Строки или Столбцы соответственно.

Для удаления ячеек, строк и столбцов нужно:

· Выделить ячейки, строки или столбцы, которые нужно удалить.

· В меню Правка или в контекстном меню выбрать команду Удалить.

Для очистки ячеек, строк и столбцов нужно:

· Выделить ячейки, строки или столбцы, которые нужно очистить.

· В меню Правка выбрать команду Очистить.

Расположение ячеек на рабочем листе можно изменить, копируя или перемещая их в другую рабочую
часть того же листа, на другой рабочий лист или в другую рабочую книгу.

При копировании ячеек Ms Excel создает копию их содержимого, которую затем помещает в новое место.
При перемещении же ячеек Ms Excel удаляет ячейки (вместе с содержимым) из их текущего местоположения
и затем помещает в новое место.

Существует несколько способов перемещения и копирования ячеек.

Для того чтобы переместить одну или несколько ячеек с помощью команд меню, нужно:

· Выделить ячейку или интервал ячеек, которые нужно переместить или скопировать.

· В меню Правка:

- для перемещения ячеек выбрать команду Вырезать (или щелкнуть мышью по кнопке ),

- для копирования ячеек выбрать команду Копировать (или щелкнуть мышь по кнопке ).

· Выделить интервал ячеек в который нужно вставить скопированные ячейки.

· В меню Правка или в контекстном меню выбрать команду Вставить (или щёлкнуть по кнопке ).

В этом случае ячейки заменят собой те ячейки, которые были выделены для вставки.

Чтобы вставить перемещаемые или копируемые данные, не замещая заполненные ячейки, а сдвигая их,
нужно:

· В меню Вставка выбрать команду Вырезанные Ячейки или Скопированные Ячейки.

· Выбрать направление сдвига ячеек, установив один из флажков опции: со сдвигом ячеек вправо
или со сдвигом ячеек вниз.

Для того чтобы переместить одну или несколько ячеек с помощью мыши, нужно:

· Выделить ячейку или интервал ячеек, которые нужно переместить.

· Установить указатель мыши на рамку выделения.

· Нажать левую клавишу мыши и, не отжимая её, перетащить выделение в то место, куда нужно

переместить данные (все данные в области вставки будут замещены). Для того чтобы вставить

перемещаемые данные, не замещая, а сдвигая уже существующие ячейки, нужно перетащить выделение
при нажатой клавише Shift.

Для того чтобы скопировать одну или несколько ячеек с помощью мыши, нужно:

· Выделить ячейку или интервал ячеек, которые нужно скопировать.

· Нажать клавишу Ctrl.

· Нажать левую клавишу мыши и, не отжимая её, перетащить выделение в то место, куда нужно
скопировать данные (все данные в области вставки будут замещены). Для того чтобы вставить копируемые

данные, не замещая, а сдвигая уже существующие данные, нужно перетащить выделение при нажатых
клавишах Ctrl + Shift.

Чтобы ввести в ячейку новую информацию поверх уже существующей нужно просто выделить нужную
ячейку и начать ввод, старые данные при этом будут удалены.

Чтобы отредактировать содержимое ячейки нужно выделить ячейку, данные которой нужно
отредактировать и дважды щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или один раз – по строке формул.

Перемещение по рабочему листу.

Перемещаться по рабочему листу можно как с помощью мыши, используя линейку прокрутки,
так и с помощью клавиатуры, используя следующие клавиши и их комбинации.

Home	Переход к началу строки
Ctrl + Home	Переход в левый верхний угол рабочего листа
End	Переход в конец строки
Ctrl + End	Переход в правый нижний угол рабочего листа
PageUp / PageDown	Перемещение на окно вверх / вниз
F5	Переход к определённой ячейке или интервалу
Enter	Переход на следующую ячейку в столбце
Shift + Enter	Переход на предыдущую ячейку в столбце
Tab	Переход на следующую ячейку в строке
Tab	Перемещение слева направо или сверху вниз в выделенном интервале
Shift + Tab	Переход на предыдущую ячейку в строке
Shift + Tab	Перемещение в обратном направлении в выделенном интервале

Ввод формул

Формулы являются удобным средством работы с данными рабочего листа. С их помощью можно
выполнять различные операции над данными, такие как сложение, умножение, сравнение и т.д.
Простейшая формула – это комбинация постоянных значений и операторов, которая вводится в ячейку
и предназначается для получения нового значения.

При вводе в ячейки таблицы формул необходимо соблюдать следующие правила:

· Ввод формулы всегда начинается со знака = (равно).

· Ссылки на ячейки печатаются на английском шрифте.

· В формуле не должно быть пробелов.

В состав формул могут входить следующие элементы: операторы, ссылки на ячейки (интервалы ячеек),
числовые значения (числовые константы), встроенные функции и имена ячеек и интервалов ячеек.
Например:

В формулах могут быть использованы Арифметические операторы (+, - , / (деление), * (умножение),
% (ставится после числового значения), ^ (возведение в степень)) и
Операторы сравнения ( = , > , < , >= , <= ,<> (не равно)).

Если формула по какой-либо причине не может быть вычислена, то Ms Excel выводит в ячейку сообщение об ошибочном значении:

Существует три типа операторов ссылок на ячейки:

1. Оператор интервала (двоеточие). Определяет одну ссылку на все ячейки, расположенные между указанными ссылками, включая и их.

Например, ссылка В2:D2 определяет три ячейки: B2, C2, D2.

2. Оператор объединения (точка с запятой). Определяет одну ссылку на те ячейки, которые перечислены в указанной ссылке.

Например, ссылка B4;D4 определяет две ячейки: B4 и D4.

3. Оператор пересечения (пробел). Определяет одну ссылку на ячейки, общие для двух указанных ссылок.

Например, ссылка B5:D5 C4:C6 определяет ячейку C5.

1. Относительная ссылка указывает программе, как найти ячейку с нужными данными. При использовании относительной ссылки указывается адрес ячейки, данные из которой будут использованы
в формуле, например: А1, С6.

2. Абсолютные ссылки используются в тех случаях, когда необходимо, чтобы при копировании или перемещении формул ссылки на ячейки в них оставались прежними.

При использовании абсолютной ссылки на ячейку перед именем столбца и номером строки ставится
знак доллара, например: $A$1, $C$6.

3. Смешанные ссылки используются в тех случаях, когда необходимо, чтобы в формуле при ссылке
на ячейку были абсолютными или строка, или столбец. В этом случае знак доллара ставится или перед номером строки, или перед именем столбца, например: A$1 или $A1.

Ввести ссылку на ячейку в формулу можно либо набрав её в английском шрифте на клавиатуре, либо,
начав ввод формулы, щёлкнуть мышью по нужной ячейке или «протащив» указатель мыши через нужный интервал ячеек.

Изменить тип ссылки можно с помощью клавиши F4. Для этого нужно выделить ссылку на ячейку и щёлкнуть по клавише F4.

Имя – это легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку
или группу ячеек, на значение или формулу.

У именной ссылки существует ряд преимуществ:

- её всегда можно использовать там же, где и обычную ссылку;

- формулы с именами читаются и запоминаются легче, чем формулы со ссылками на ячейки;
например, формула =Активы-Пассивы понятнее, чем формула =F6-D6;

- при изменении структуры рабочего листа достаточно обновить ссылку в одном месте, и все
формулы, использующие имя, будут обновлены.

При определении имени должны соблюдаться следующие правила:

1. Имя должно начинаться с буквы или знака подчеркивания. Остальные символы могут быть буквами, цифрами, точками и знаками подчеркивания. Имя не должно иметь вид ссылки.

2. Использование пробелов недопустимо. Для разделения слов в имени можно использовать знак подчеркивания или точку, например, Подоходный_налог или Подоходный.налог.

4. При использовании имён в формулах программа не различает прописные и строчные буквы.

Для того чтобы присвоить имя ячейке или интервалу ячеек, нужно выполнить следующие действия:

· выделить ячейку или интервал ячеек, которым нужно присвоить имя

· щелкнуть на окне Имя для его активизации (слева от строки формул)

Иногда в качестве имени удобно использовать названия строк или столбцов. Для этого нужно
выполнить следующие действия: выделить ячейку или интервал ячеек, которым нужно присвоить имя ® меню Вставка ® Имя ® Создать ® в группе Создать имена установить нужные флажки проверки в зависимости от того, где располагаются названия строк или столбцов, по которым необходимо создать
имена ® ОК.

Мастер функций помогает автоматизировать процесс создания формулы. Для вставки функции в
формулу достаточно лишь выбрать нужную формулу из списка встроенных функций. Для того, чтобы
сделать это, нужно: установить курсор в то место, где будет находиться формула ® Вставка ® Функция или щелкнуть на кнопке

® следуя указаниям Мастера функций, выбрать категорию и имя нужной функции ® ввести аргументы ® ОК.

На практике очень часто используется функция суммирования содержимого ячеек по строкам или по столбцам. Для этой цели в Ms Excel – есть специальная функция Автосуммирование. Для того, чтобы быстро сложить числа в строке или в столбце таблицы, нужно выделить интервал ячеек с данными и пустую ячейку, примыкающую к нему и щелкнуть по кнопке Автосуммирование на панели инструментов.

Home

Переход к началу строки

Ctrl + Home

Переход в левый верхний угол рабочего листа

Неверное использование числа