СУБД Ms Access
предназначена для создания баз данных, редактирования информации в базах данных, поиска и вывода нужных данных в требуемом виде на экран или на печать.С помощью СУБД Ms Access
можно создавать базы данных содержащие таблицы, формы, запросы, отчёты.База данных – это хранилище информации. Ваша записная книжка или любой словарь являются хранилищем информации. Сведения о сотрудниках, опись оборудования, расписания занятий, картотека являются примерами баз данных.
Обычно базы данных содержат огромное количество данных. На основе баз данных создаются информационно-поисковые системы, которые позволяют быстро найти нужную информацию в базе данных. Создаются такие системы специальными программами, которые называются СУБД –
системами управления базами данных. СУБД Microsoft Access позволяет создавать следующие объекты:- Таблицы,
в которых хранятся данные базы данных Ms Access.- Формы для просмотра, редактирования или ввода данных в таблицы
и оформления запросов.Форма является способом представления одной записи базы данных.
Форма определяет
какие поля в каком виде и в каком месте должны бать отображены на экране. Форму можно использовать для просмотра, редактирования или ввода данных в таблицы и оформления запросов.- Запросы,
собирающие необходимые данные в таблицах для просмотра и печати.Запрос – это объект Ms Access, который производит отбор данных из базы данных. Запрос определяет, из каких таблиц какие поля и записи базы данных следует извлечь и как представить их на экране для просмотра.
С помощью запросов можно сделать выборку полей и записей, выполнить поиск нужных данных, использовать запрос в качестве источника данных для форм, отчётов и других запросов.
- Отчёты,
задающие определённый порядок вывода данных из запросов и таблиц на печать. В отчёте данные можно отсортировать или выполнить группировку, вычислить промежуточные и общие итоги. Отчёт создаётся на основе данных одной таблицы или запроса. Все таблицы, формы, запросы, отчёты, относящиеся друг к другу, хранятся в одном файле и представляют собой базу данных Microsoft Access.После запуска программы Ms Access на экране появится окно Microsoft Access (
рис.1)
Строка меню -
содержит команды, которые служат для создания и работы с объектами базы данных.Панель инструментов –
содержит кнопки с пиктограммами. С каждой кнопкой связана некоторая команда, а рисунок на кнопке передаёт суть команды.В левой части окна программы Ms Access
мы видим перечень объектов, которые Microsoft Access позволяет создавать и с которыми можно работать.В правой части окна программы Ms Access
мы видим перечень таблиц, которые уже созданы в программе Microsoft Access.При работе с таблицами базы данных используется следующая терминология:
- Запись –
это строка таблицы. Каждая строка таблицы содержит информацию об одном объекте, например, одном изделии или событии.- Поле –
это столбец таблицы. Каждое поле должно иметь имя. Информация в поле должна быть однородной, т.е. содержать только текст или только цифры или только календарные даты.
